Börja med att förstå de vanligaste begreppen
Ett första steg är att lära sig några av de ekonomiska begrepp som ofta dyker upp på möten. Det kan till exempel handla om omsättning, resultat, kostnader, intäkter, budget och prognos.
Du behöver inte kunna alla detaljer. Däremot är det en stor fördel att förstå vad begreppen betyder och hur de hänger ihop.
Till exempel är omsättning och resultat inte samma sak. Ett företag kan ha en hög omsättning men samtidigt ett svagt resultat om kostnaderna är höga. På samma sätt kan en förändring i en viss kostnadspost påverka resultatet mer än man först tror.
Ju bättre du förstår de vanligaste begreppen, desto lättare blir det att följa med när ekonomin diskuteras.
Lär dig läsa de viktigaste rapporterna
På många möten presenteras siffror från olika ekonomiska rapporter. Du behöver inte vara expert på redovisning för att kunna få ut något av dem.
Resultaträkningen kan till exempel hjälpa dig att förstå företagets intäkter, kostnader och resultat under en viss period. Balansräkningen ger i stället en bild av företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt.
Det viktiga är att förstå vilken fråga rapporten hjälper dig att besvara.
När du känner igen vad du tittar på blir det också enklare att ställa frågor och förstå varför en viss siffra diskuteras.
Våga fråga när något är oklart
En vanlig anledning till att man känner sig osäker i ekonomiska diskussioner är att man inte vill ställa en fråga som känns självklar för alla andra.
Men det är ofta bättre att fråga än att sitta tyst och försöka tolka siffrorna själv.
Frågor som:
- Vad beror den här förändringen på?
- Är det här en bättre eller sämre budget?
- Är det här en tillfällig kostnad eller något som kommer återkomma?
- Hur ser prognosen ut för resten av året?
- Vad får den här förändringen för konsekvenser för vår verksamhet?
kan ge mycket information och samtidigt hjälpa dig att förstå helheten.
Koppla ekonomin till verksamheten
Ekonomi handlar inte bara om siffror i ett kalkylblad. Bakom varje siffra finns en verksamhet.
Om kostnaderna har ökat kan det exempelvis bero på fler anställda, högre priser från leverantörer eller en investering. Om försäljningen har minskat kan det bero på färre kunder, förändrade priser eller andra faktorer.
Försök därför att alltid tänka:
Vad betyder den här siffran för verksamheten?
Det är särskilt viktigt om du arbetar som exempelvis projektledare, chef, administratör eller säljare och behöver fatta beslut som påverkar ekonomin.
Använd Excel som ett stöd
Ekonomiska diskussioner bygger ofta på underlag från Excel. Du behöver inte kunna avancerade funktioner för att ha nytta av Excel, men grundläggande kunskaper kan göra det betydligt enklare att sortera, jämföra och analysera siffror.
Att kunna arbeta med tabeller, formler och sammanställningar gör det lättare att själv kontrollera information och hitta mönster i ekonomiska data.
För dig som arbetar mycket med ekonomiska underlag kan en kurs i Excelkurs för ekonomer vara ett sätt att bli säkrare både på verktyget och på att arbeta med ekonomisk information.
Förbered dig inför mötet
Om du vet att ekonomi ska diskuteras på ett möte kan du också förbereda dig.
Ta några minuter innan mötet och fundera på:
- Vilka siffror kommer att diskuteras?
- Vad har förändrats sedan förra mötet?
- Finns det någon budget eller prognos att jämföra med?
- Finns det något du själv behöver förstå bättre?
- Vilka frågor behöver du få svar på?
Du behöver inte kunna förutse allt som kommer att sägas. Bara genom att bekanta dig med underlaget i förväg kan du känna dig betydligt mer förberedd.
Stärk dina kunskaper inom ekonomi
Vill du känna dig tryggare när ekonomi diskuteras på möten? Vår kurs Ekonomi för icke-ekonomer ger dig grundläggande kunskaper om ekonomiska begrepp, rapporter, rutiner och budgetprocessen – anpassat för dig som inte arbetar som ekonom.
För dig som vill gå vidare finns även Ekonomi för icke-ekonomer del 2, där du bland annat fördjupar dig i årsredovisningar, bokslut, företagsanalyser och ekonomisk planering.