Börja med syftet
Innan du börjar skapa presentationen bör du definiera vad styrelsen ska få ut av mötet. Ska de informeras om resultatet? Fatta beslut om en investering? Diskutera en risk eller ta ställning till en ny strategi?
När syftet är tydligt blir det lättare att välja rätt innehåll. Ställ gärna följande frågor:
· Vad behöver styrelsen veta?
· Vilka beslut ska fattas?
· Vilka nyckeltal är viktigast?
· Vilka risker eller möjligheter behöver lyftas?
· Vad vill vi att styrelsen ska göra efter presentationen?
Genom att utgå från dessa frågor undviker du att presentationen blir för detaljerad.
Använd en tydlig struktur
En bra styrelsepresentation följer en enkel struktur som hjälper mottagaren att snabbt förstå nuläget och vad som behöver diskuteras. En vanlig disposition är:
1. Syfte och agenda
2. Sammanfattning av nuläget
3. Ekonomi och viktiga nyckeltal
4. Verksamhetsutveckling och aktuella projekt
5. Risker och möjligheter
6. Beslutspunkter
7. Nästa steg
Börja gärna med en sammanfattningsslide. Där kan du kort beskriva de viktigaste resultaten, utmaningarna och rekommendationerna. Det gör att styrelsen får en helhetsbild redan från början.
Anpassa innehållet för styrelsen
Styrelsen behöver sällan detaljerade rapporter. I stället behöver de förstå hur verksamheten utvecklas och vilka frågor som kräver beslut eller uppföljning.
Fokusera därför på:
· Resultat jämfört med budget och prognos
· Försäljning, lönsamhet och likviditet
· Viktiga förändringar i verksamheten
· Strategiska initiativ och projekt
· Risker, avvikelser och möjligheter
· Förslag till beslut
Om du har mycket bakgrundsinformation kan den läggas i en bilaga eller skickas ut före mötet. På så sätt kan själva PowerPoint-presentationen hållas tydlig och koncentrerad.
Använd diagram och nyckeltal
Diagram är ofta bättre än stora tabeller när du vill visa utveckling, jämförelser eller avvikelser. Använd exempelvis stapeldiagram för att jämföra utfall mot budget och linjediagram för att visa utveckling över tid.
Håll diagrammen enkla. Använd få färger, stora siffror och tydliga etiketter. Undvik att visa för många serier eller detaljer samtidigt. Ett diagram ska hjälpa styrelsen att fatta beslut, inte kräva flera minuter för att tolkas.
Lyft fram besluten
Styrelsemöten handlar ofta om beslut. Därför bör varje beslutspunkt vara tydlig och ha en egen slide eller ett eget avsnitt.
Beskriv kort:
· Vad styrelsen ska besluta om
· Varför beslutet behövs
· Vilka alternativ som finns
· Vilken rekommendation som lämnas
· Vilka konsekvenser beslutet får
När beslutsunderlaget är tydligt blir mötet mer effektivt och risken för missförstånd minskar.
Skapa en professionell design
En genomarbetad design stärker presentationens trovärdighet. Använd gärna företagets mall, färger och typsnitt. Håll layouten konsekvent genom hela presentationen och se till att texten är tillräckligt stor för att kunna läsas på en skärm i ett mötesrum.
Undvik små texter, överfulla slides och onödiga animationer. En enkel och enhetlig PowerPoint-design gör det lättare för styrelsen att fokusera på innehållet.
Vill du bli bättre på att skapa professionella presentationer? Vi rekommenderar vår kurs PowerPoint Komplett där vi lär dig allt du behöver för att skapa proffsiga presentationer!