Varför är feedback viktigt på jobbet?
Feedback hjälper oss att förstå hur vårt beteende och våra arbetsinsatser uppfattas av andra. Utan återkoppling kan det vara svårt att veta vad man gör bra, vad som behöver förändras och vilka förväntningar som finns.
På en arbetsplats kan konstruktiv feedback bidra till att:
- Stärka motivationen - När medarbetare får veta vad de gör bra blir det lättare att förstå vad de ska fortsätta med.
- Förebygga missförstånd - Tydlig återkoppling gör det enklare att reda ut problem innan de växer.
- Utveckla kompetensen - Feedback ger konkreta möjligheter att lära sig nya arbetssätt och förbättra sina prestationer.
- Förbättra samarbetet - En öppen dialog gör det lättare att prata om utmaningar och hitta lösningar tillsammans.
Var konkret - undvik vaga kommentarer
En av de vanligaste fallgroparna är att ge feedback som är för allmän. Kommentarer som ”bra jobbat” eller ”du behöver bli bättre på att kommunicera” kan vara välmenande, men mottagaren vet inte alltid vad som ligger bakom.
Försök i stället att beskriva en konkret situation, vad du observerade och vilken effekt det fick.
Exempel:
I stället för att säga:
”Du är dålig på att hålla deadlines.”
Kan du säga:
”Rapporten kom in två dagar efter överenskommen tid, vilket gjorde att vi behövde skjuta upp vår gemensamma genomgång. Hur kan vi planera arbetet så att det fungerar bättre nästa gång?”
Den andra formuleringen fokuserar på ett konkret beteende och dess konsekvenser, snarare än att värdera personen. Den öppnar också för dialog och en gemensam lösning.
Välj rätt tillfälle och sammanhang
Även bra feedback kan landa fel om tidpunkten är olämplig. Att kritisera en kollega inför hela gruppen kan exempelvis skapa obehag och göra det svårare att ta till sig budskapet.
Tänk därför på sammanhanget:
- Ge personlig korrigerande feedback enskilt. Det skapar bättre förutsättningar för ett öppet samtal.
- Vänta inte för länge. Ta upp situationen medan den fortfarande är aktuell.
- Välj ett lugnt tillfälle. Undvik att ge viktig återkoppling när någon är stressad eller när ni båda är upprörda.
- Anpassa samtalet efter situationen. Ibland räcker en kort kommentar, medan andra frågor behöver ett längre samtal.
Gör feedbacken till en dialog
Feedback ska inte behöva vara en monolog där en person talar om vad den andra gör fel. För att återkopplingen ska leda till utveckling behöver mottagaren få möjlighet att beskriva sin upplevelse och bidra med sin bild av situationen.
Ställ öppna frågor som:
- Hur upplevde du situationen?
- Vad tror du gjorde att det blev så?
- Vad skulle kunna fungera bättre nästa gång?
- Finns det något stöd eller någon information du saknar?
Du kan exempelvis upptäcka att en medarbetare inte har missat en deadline på grund av bristande planering, utan för att prioriteringarna har varit otydliga eller förutsättningarna förändrats.
Genom att lyssna innan du drar slutsatser ökar chansen att ni hittar en lösning som fungerar i praktiken.
Ge positiv feedback som visar vad du uppskattar
Det är lätt att fokusera på sådant som behöver förbättras och glömma att uppmärksamma det som fungerar. Men positiv feedback är också viktig för att skapa motivation och tydlighet.
Precis som korrigerande feedback blir beröm mer värdefullt när det är konkret.
I stället för att bara säga ”bra presentation” kan du säga:
”Du förklarade de komplicerade delarna på ett enkelt sätt och använde tydliga exempel. Det gjorde att hela gruppen kunde följa resonemanget.”
Då får mottagaren veta vad som uppskattades och vilket beteende som är värt att fortsätta med.
Försök också att ge beröm när det finns anledning till det, i stället för att spara all återkoppling till utvecklingssamtal eller formella uppföljningar.
Följ upp - annars riskerar feedbacken att stanna vid ord
Ett feedbacksamtal behöver inte lösa allt direkt. Ibland krävs tid, övning och flera samtal för att en förändring ska märkas.
Om ni har pratat om något som behöver förbättras kan ni komma överens om ett konkret nästa steg och när ni ska följa upp det.
Det kan exempelvis handla om att:
- Testa ett nytt arbetssätt under en period
- Tydliggöra ansvar och förväntningar
- Boka en kort avstämning efter nästa projektmöte
- Utvärdera vad som har blivit bättre och vad som fortfarande är svårt.
Följ upp på ett sätt som visar att syftet är utveckling, inte kontroll. Uppmärksamma framsteg och var tydlig om det fortfarande finns saker som behöver förändras.
Hur tar du emot feedback på ett bra sätt?
Att ge feedback är bara ena sidan av kommunikationen. Förmågan att ta emot återkoppling är minst lika viktig.
Det kan kännas obekvämt att få höra att något man gjort inte fungerat. Försök ändå att lyssna färdigt innan du svarar och ställ frågor om något är oklart.
Du kan exempelvis fråga:
”Kan du ge ett konkret exempel så att jag bättre förstår vad du menar?”
Du behöver inte hålla med om allt du får höra. Däremot kan du försöka förstå hur den andra personen upplevde situationen och fundera över om det finns något du kan lära dig av återkopplingen.
Om du själv ber om feedback blir det dessutom lättare att upptäcka sådant du annars inte hade lagt märke till.
Vill du utveckla ditt ledarskap och din kommunikation?
Hos Roda Utbildning hittar du utbildningar inom ledarskap och kommunikation som ger dig konkreta verktyg för att utveckla ditt ledarskap, stärka samarbetet och skapa bättre dialog på arbetsplatsen.